La toma de decisiones en la iglesia…aprendiendo de la Keleher

DDDM

Por Samuel Caraballo-López

Este año 2017, comenzaré a escribir artículos sobre aspectos prácticos del ministerio cristiano que puedan ser útiles para mis lectores.  Mi área de especialidad es la teología práctica, muy especialmente lo relacionado a la formación cristiana, la interpretación y el desarrollo de liderato.   Así, que, como parte de mi aportación al crecimiento integral de mis lectores, y por supuesto de la iglesia en general, incluiré mensualmente algún escrito sobre temas más prácticos que puedan ayudarnos a mejorar nuestro quehacer eclesiástico y pastoral.

Este primer artículo lo dedicaré a “Data-Driven Decision Making (DDDM)”, que es una estrategia de recolección y análisis de datos que tiene como propósito que una institución pueda conocer mejor su funcionamiento y, por lo tanto tomar decisiones correctas, pertinentes, relevantes y a tiempo. La Dra. Julia Keleher, Secretaria del Departamento de Educación, es una especialista en esta estrategia, y su intención es incorporarla en toda la gerencia y manejo del sistema escolar del país. Siendo así, ¿por qué no aprender de ella?

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La finalidad de la estrategia DDDM es poder tomar decisiones que agilicen y hagan más efectiva nuestra labor como institución (no basado en suposiciones, ni prejuicios personales,  ni esperando prolongados lapsos de tiempo), sostenido en información válida que proviene del mismo contexto eclesial en que servimos. Observa que esta estrategia no está enfocada en culpar, acusar o señalar personas particulares.  Es una estrategia que analiza los datos, independiente de las personas que ocupan posiciones en una institución.

El éxito de esta estrategia depende de la calidad de los datos recopilados y de la eficacia de su análisis e interpretación. Esta estrategia, muy utilizada para el mejoramiento de las instituciones educacionales, puede ser adaptada fácilmente a otras organizaciones. En este escrito intentaré utilizar el DDDM, con ciertas modificaciones, para incorporarla al área de la administración eclesiástica.

Lamentablemente, las instituciones religiosas, en virtud a su organización y las premisas que sostienen su estructura administrativa, tienden a ser menos ágiles en la toma de decisiones.  Inclusive estas instituciones son temerosas de cualquier estrategia que pretenda examinar la realidad desde los datos. Es muy común que en las organizaciones religiosas,  la toma de decisiones tienda a ser reactiva en lugar de pro-activa o preventiva.  Esta realidad las hace más vulnerables cuando ocurren situaciones críticas causadas por factores internos o externos.

La estrategia DDDM puede dar una mayor fluidez a la toma de decisiones, haciendo del funcionamiento administrativo uno más costo-efectivo, rápido y preciso. A continuación, explicaré este enfoque con ejemplos aplicados al contexto eclesiástico.

El primer paso para incorporar el DDDM en una congregación cristiana es revisar la misión que ésta ha adoptado.  Las siguientes preguntas nos ayudan a identificar la misión de una iglesia o congregación:

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  • ¿Por qué y para qué existe esta iglesia?
  • ¿Cuáles son los propósitos y funciones primarias de esta institución?
  • ¿Cómo la institución está cumpliendo dicha misión?

Al revisar la misión necesitamos tener en mente que los datos que estamos recopilando nos permitirán evaluar la efectividad de las funciones que se están llevando a cabo.  También nos permite determinar la congruencia entre las actividades que se realizan y  y la misión establecida.

El segundo paso es analizar cuáles de las tareas o actividades identificadas responden o no a los criterios de pertinencia y relevancia. Cuando hablamos de pertinencia y relevancia nos referimos a cuan efectivamente se están supliendo las necesidades medulares de la congregación, y a la correspondencia que existe entre las tareas que se realizan y la misión o propósitos establecidos por la congregación. También se vincula la pertinencia y relevancia a cuan concreto o mensurable son las tareas misionales que se realizan en la congregación. Es importante no confundir las tareas con los resultados. Las tareas son mensurables y deben ser congruentes a la misión.  Los resultados siempre están más alla de nosotros (1 Corintios 3: 6-7).

Muy importante seleccionar para su evaluación prioritariamente aquella tarea misional que sea considerada clave para el buen funcionamiento institucional, y que afecta directamente a las demás. En una congregación es fundamental alcanzar personas con el evangelio, junto a la organización programática de las tareas ministeriales[i], atención de las finanzas y el cuidado pastoral.  OJOCorrobore que las tareas que se estén realizando estén alineadas con la misión de la congregación, y en congruencia con las necesidades del contexto particular de esta.

Tercer paso, identifique las preguntas sobre su organización que no han sido contestadas (o no nos hemos atrevido a preguntar). Es importante trabajar con estas preguntas y encontrar respuestas en los datos que han de recopilarse. Algunos ejemplos de estas preguntas son:

  • ¿Está la institución creciendo integralmente (numérica, ministerial y programáticamente)?
  • ¿En qué se invierten prioritariamente los recursos económicos de la congregación?
  • ¿Hay aumento en la asistencia y participación de las personas de la congregación, tomando en consideración la demografía de la región?
  • ¿Cómo se invierte primariamente el tiempo del ministerio pastoral?
  • ¿Están los ministerios de adoración, educación, evangelización, mayordomía, cuidado pastoral, servicios al indigente, el compañerismo cristiano y la labor profética creciendo en calidad y profundidad?
  • ¿Está la programación de la congregación respondiendo a sus objetivos primarios y a la diversidad de sus constituyentes y a su comunidad?

Es sumamente importante encontrar los datos y respuestas específicas a dichas preguntas en lugar de divagar con mucha información. Los datos nos dejan saber exactamente, y sin engañarnos, lo que está ocurriendo en cada área que queremos atender.

El cuarto paso está relacionado a la localización de la información específica para contestar las preguntas surgidas en los pasos anteriores. Los principales fuentes de información en las instituciones eclesiásticas son los discursos (sermones, estudios, conferencias), vídeos de actividades, minutas y actas de reuniones y asambleas, programas de cultos y actividades especiales, revistas de la iglesia, informes pastorales y de los ministerios de la iglesia, Informes financieros, Informe de evaluaciones de desempeño, Informes de miembros, resultados de cuestionarios administrados, entrevistas realizadas, diversos documentos, etc.

Este paso lo podemos desglosar de la siguiente forma,

  • Determine cuanta información necesita para contestar cada pregunta de la sección anterior.
  • Debemos enfocarnos en los datos ideales para contestar nuestras preguntas más apremiantes, y que nos guíen para lograr los objetivos estratégicos propuestos.
  • Hay que identificar las formas más relevantes de recopilar e analizar el conjunto de datos que vas a usar para contestar tus preguntas.
  • Debes escoger los mejores instrumentos para recopilar la mejor información, y determinar cuán rápido y costo efectivo son estos.

Quinto paso, clasifique la información que ya tienes. Luego de clasificar la información, verifique si esta es suficiente o se requiere más información.  Hay que determinar si la información que tenemos es suficiente para trabajar con las preguntas establecidas.  Esta información debe provenir principalmente de fuentes internas de la congregación, sean documentos o de testigos oculares que conocen de primera mano los datos.  Es importante que la información que se recopile, clasifique y se conserve en banco de datos para su uso en el proceso de la toma de decisiones, e inclusive para que pueda ser útil para otras personas que estén realizando procesos similares.

Sexto paso, es importante determinar si el costo y el esfuerzo de lo que emprenderemos se justifica comparado con los beneficios tangibles que tendremos.  Es importante tomar muy en serio este punto, los beneficios que se comparan son los tangibles, los intangibles que en tantas ocasiones son mencionados en nuestros discursos religiosos, no los consideramos en nuestras decisiones administrativas porque muchos no pueden ser medidos.

Recuerda que la información o los datos son una inversión importante para poder tomar decisiones en la institución.  Dada esta realidad solo nos enfocaremos en datos que realmente necesitemos.  Si observamos que el costo de obtener la información supera los beneficios, tenemos que buscar formas menos costosas.

Séptimo paso, llegó la hora de poner a funcionar los datos para nuestro beneficio.  En esta etapa podemos trabajar en conjunto con otras personas para organizar toda la información recopilada.  El proceso de análisis requerirá que la recopilación de los datos sea suficiente y exacta.

Octavo paso, análisis de la información obtenida.  Es fundamental analizar los datos para poder extraer resultados significativos, y útiles para los propósitos que se tiene.   Es importante poder aprender cosas nuevas del análisis que se hace de la información.   Hay programas y aplicaciones gratuitas de análisis de datos, sean cualitativos y cuantitativos, que pueden ayudarnos en el manejo y análisis de la información.

Noveno paso, presentación y distribución de los hallazgos.  En las organizaciones eclesiásticas hay que entregar los hallazgos a las personas adecuadas en el momento preciso.  Además, estos hallazgos deben ser mostrados en formas fáciles de entender y claramente estructurados para que las personas que tienen que tomar decisiones las puedan utilizar sin reparos.  Este punto es de suprema importancia, todo el trabajo hecho se puede perder en esta etapa.

Décimo y último paso, incorporación de los resultados en la organización.  Todo nuevo entendimiento debe ser transformado para que pueda ser acomodado o asimilados por el sistema de creencias de la institución. Este proceso es mucho más complicado en  las organizaciones religiosas, muy especialmente cuando los resultados afectan y repercuten sobre las áreas medulares de la misión de la iglesia.  Solo cuando la resultados producidos a través de la estrategia DDDM son admitidos por el cuerpo rector o el liderato, pueden influir en la toma de  decisiones en iglesia.

Iglesia del Futuro

La aportación mas significativa de esta estrategia, es la transformación de los datos independientes en entendimientos coherentes sobre el funcionamiento y la condición de la iglesia,  de forma tal que estos hallazgos puedan  encarnarse, y nos guíen en la toma de decisiones concretas y correctas.  De hecho, esta es la finalidad del DDDM.

Muchas bendiciones!

 

Notas

[i] Cuando hablamos de tareas ministeriales nos referimos a como se transfieren y contextualizan en el programa de la iglesia local los cinco (5) aspectos de la misión de Cristo; (a) Liturgia (leitourguía), (b) Proclamación (Kerygma), (c) Enseñanza (Didaje), (d) Servicio al indigente (Diakonía), (e) Comunión (Koinonia) y (f) Testimonio profético (Marturía). Es importante buscar estrategias para determinar cuáles serán los énfasis de la iglesia en cada tiempo y lugar.

 

7 Replies to “La toma de decisiones en la iglesia…aprendiendo de la Keleher”

  1. Excelente este medio a traves de la metodologia sugerida DDDM.Muy interesante he tomado atenta nota de las preguntas y tomaré a los miembros de la junta de la iglesia para el analisis.Muy agradecido.

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    1. Hay instrumentos de recolección y análisis de datos que están fuera del alcance de la iglesia, por lo tanto no podemos ir por ese camino. Quizás lo más importante es utilizar la información que tiene la iglesia en sus archivo o crear cuestionarios y entrevistas que nos ayuden a obtener información sobre lo que está ocurriendo en el ejercicio de las tareas misionales de la iglesia, y que describo en el artículo.

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  2. Excelente aportación y análisis. Una pena que en el contexto eclesial en muchas ocasiones no hay la disposición de querer implementar esta técnica para descubrir hallazgos que podrían poner entre dicho la funcionalidad y dirección de algunas iglesias. En ocasiones estamos dispuestos para señalar los resultados pocos acertados de grupos pero no evaluamos que nos llevó hasta esos resultados o si la visión y misión de un cuerpo es congruente con lo que ejerce.

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    1. Rosa: Paz! Gracias por el comentario. Solo añado que la intención de la estrategia no es culpar o responsabilizar a una administración específica, sino tomar decisiones para mejorar lo existente. Quizás el temor de algunos administradores ea que puedan ser culpados de lo que ls datos demuestran que no funciona. Creo que los que trabajan con esta estrategia tendrán que cultivar la compasión como valor esencial.

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